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문서 관리 시스템
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문서관리 시스템
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※ 하드웨어 구성
※ 소프트웨어 구성
※ 양식 관리
※ 문서 등록
※ 문서 Check In Out
※ 문서 열람
※ 작업 통계
문서 관리 시스템이 필요한 이유 8가지 – Collavate – Document Approval App for the business.
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DMS(문서 관리 시스템)란 무엇입니까? 장점과 단점. – Guidesy
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DMS는 무엇을 의미합니까
DMS(문서 관리 시스템)란 무엇입니까
문서 관리 시스템의 장점
문서 관리 시스템의 단점
문서 관리 시스템을 선택하는 방법
결론
텍스트리 – 테크니컬 커뮤니케이션 서비스 전문 기업
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상위 10개 무료 오픈 소스 문서 관리 플랫폼 – HelpFulHelp
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문서 관리 시스템
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문서 관리 개요 SharePoint
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문서 관리 시스템의 요소
계획 프로세스
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문서 관리 시스템이 필요한 이유 8가지
문서 관리 시스템은 워크플로우를 개선하고 협업을 돕는 등 다방면으로 유용합니다. 본 가이드는 문서 관리 시스템의 장점을 정리했습니다.
비즈니스 환경이 빠르게 변화하고 있고, 경쟁은 더욱 치열해지고 있습니다. 통계에 따르면 2021년 기준으로 약 3250만 개의 소규모 사업자가 있다고 합니다. 이 많은 기업이 동일한 고객층을 대상으로 사업을 하고 있으며 일부 기업은 경쟁사를 따라잡기 위해 고군분투하고 있습니다.
앞으로 몇 년 동안 경쟁이 더 가속화될 것이 예상되며, 2021년 신규 사업 신청 건수가 사상 최대인 540만 건을 기록하여 올해는 가장 많은 신규 진입자를 맞이할 예정입니다.
그렇다면, 비즈니스가 살아남기 위해 무엇을 할 수 있을까요? 한 가지 방법은 최첨단 문서 관리 시스템을 활용하는 것입니다.
문서 관리 시스템이 정확히 무엇인지, 사용법과 장점 그리고 시스템 선정법에 대해 자세히 알려드립니다.
문서 관리 시스템이란 무엇입니까?
문서 관리 시스템(DMS)은 문서를 저장, 추적, 검색하는 컴퓨터 프로그램입니다. 세 가지 주요 기능을 자세히 살펴보겠습니다.
문서 캡처
종이 문서를 전자적으로 저장할 수 있도록 디지털화하는 과정입니다. 이 작업은 스캐너를 사용하거나 PDF 및 기타 디지털 파일을 DMS에서 읽을 수 있는 형식으로 변환하여 수행할 수 있습니다.
문서 인덱싱
문서를 쉽게 찾고 검색할 수 있도록 분류하고 태그를 지정하는 프로세스입니다. DMS는 수동 또는 자동으로 이 작업을 수행할 수 있습니다. 광학 문자 인식(OCR)과 자연어 처리(NLP) 알고리즘을 사용합니다.
문서 검색
검색 엔진 또는 찾아보기 기능을 사용하여 DMS에서 문서를 찾고 검색하는 프로세스입니다. 검색은 문서 메타데이터 또는 전체 텍스트 검색을 기반으로 할 수 있습니다.
문서 관리 시스템(DMS)은 어떻게 작동합니까?
DMS는 파일을 전자적으로 구성하고 저장합니다. 이러한 시스템은 전자 문서와 종이 문서의 이미지를 추적하고 관리합니다.
문서 관리 소프트웨어는 메타데이터 또는 기타 문서 속성을 기반으로 문서 관리 워크플로우 작업을 수행합니다.
문서 관리 시스템의 이점은 무엇입니까?
아래 예시와 같이 최적의 문서 관리 시스템에 투자하면 다방면으로 조직을 개선할 수 있습니다.
1. 종이 절약
세계적으로 디지털화가 보편화되면서, 종이 사용량은 감소하고 있습니다. 점점 더 많은 기업들이 환경에 관심을 기울이며 종이 사용을 줄이기 위해 문서 관리 시스템을 도입하고 있습니다.
평균적인 직장인들은 일 년에 10,000장의 종이를 사용합니다. DMS를 설치하면 이 수치가 크게 감소할 수 있습니다.
DMS는 회사의 모든 문서를 중앙 저장소에 저장합니다. 이를 통해 종이 복사본을 인쇄하는 대신 디지털 복사본을 쉽게 찾고 공유할 수 있습니다.
종이 사용량이 줄어든다면 벌채해야하는 나무의 양이 줄어들어 환경 보호에도 도움이 됩니다. 또한 인쇄 및 보관 비용도 절감할 수 있습니다.
2. 시간 절약
사용자가 수동으로 하는 문서 관련 작업을 자동화하면 일반적으로 소요되는 시간이 단축됩니다.
예를 들어 문서 관리 시스템은 자동으로 종이 문서를 디지털화할 수 있습니다. 이렇게 하면 수동으로 작업을 수행할 필요가 없으므로 전체 워크플로우 설계에 도움이 될 수 있습니다.
또한 DMS는 문서를 색인화하고 분류할 수 있어 파일을 찾을 때 용이합니다. 또한 누가 언제 어떤 문서에 접근했는지 추적할 수 있으므로 변경사항은 누구에게 업데이트되어야 하는지 쉽게 알 수 있습니다.
요약하자면, 문서 관리 시스템을 사용하면 대량의 문서를 빠르고 효율적으로 쉽게 관리할 수 있습니다.
3. 쉬운 문서 검색
DMS의 주요 장점 중 하나는 대량의 데이터를 빠르게 검색할 수 있다는 것입니다.
DMS는 문서 검색 프로세스를 자동화하여 파일 검색을 더 용이하게 합니다. 이는 워크플로우 최적화가 핵심인 오늘날의 빠른 속도로 진행되는 비즈니스 환경에서 특히 유용합니다.
모든 수신 문서에서 검색 가능한 색인을 작성함으로써, 이러한 시스템을 통해 사용자는 시간을 낭비하지 않고 필요한 항목을 찾을 수 있습니다. 게다가, 많은 DMS들은 광학 문자 인식 기술을 사용합니다.
이를 통해 종이 문서를 스캔하고 디지털화할 수 있습니다. 따라서 직원들은 시스템의 검색란에 몇 가지 키워드를 입력하기만 하면 파일을 빠르게 검색할 수 있습니다.
4. 뛰어난 보안 및 컴플라이언스
DMS의 중요한 이점 중 하나는 중요한 정보 손실 또는 손상을 방지하는 데 도움이 된다는 것입니다. 종이 문서에 의존할 필요성을 줄이며, 이를 통해 데이터 침해 또는 규정 준수 위반으로 이어질 수 있는 많은 위험 요소를 제거하여 비용 손실 위험을 줄일 수 있습니다.
기업은 특정 파일에 액세스할 수 있는 사용자를 규제할 수 있으며, 따라서 중요한 데이터는 높은 수준의 통제를 유지하는 데 도움이 됩니다.
DMS는 또한 직원들이 사생활과 기록 보존에 관련된 규정을 효율적으로 준수하도록 도와줍니다.
또한 강력한 추적 기능이 특정 문서를 처리하는 방법을 이해하는 것을 도와줍니다. 이를 통해 규제 기준을 충족하고 막대한 벌금을 피할 수 있습니다.
5. 협업 촉진
문서 관리 시스템의 핵심은 협업을 촉진하도록 설계되어 있다는 점입니다. 문서 중앙화가 되어 있는 경우, 팀 구성원은 정보를 공유하고 함께 프로젝트 작업을 할 수 있습니다.
서로 다른 위치 또는 시간대에 분산되어 있는 팀의 경우 문서를 신속하게 찾고 공유할 수 있는 기능은 협업 촉진에 필수적입니다. 이렇듯 DMS는 팀이 안전하고 효율적으로 협업할 수 있는 방법을 제공합니다.
6. 고객 서비스 및 만족도 향상
훌륭한 고객 서비스는 신규 고객 유치를 희망하는 모든 기업이 갖춰야 하는 필수 요소입니다. 그리고 좋은 고객 서비스의 핵심 요소 중 하나는 질의응답과 신속한 문제 해결입니다. 이 영역은 문서 관리 시스템이 꼭 필요합니다.
문서 관리 시스템은 고객과 관련된 문서 처리와 작업을 자동화함으로써 고객 서비스 담당자가 보다 신속하게 문제 해결을 할 수 있도록 지원합니다.
또한 문서 관리 시스템은 기업이 고객과의 상호 작용을 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이를 통해 근본적인 문제를 쉽게 파악하고 해결할 수 있습니다.
7. 문서 프로세스 가시성
오늘날 업무 환경은 막대한 양의 문서와 데이터에 빠르게 압도될 수 있습니다.
문서 관리 시스템은 기업이 문서 프로세스에 대해 더 많은 가시성을 제공합니다. 이를 통해 소싱 활동에서 영업, 인사 업무에 이르기까지 모든 사항에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다.
DMS는 시간이 지남에 따라 문서의 변경사항을 추적합니다. 모든 문서 활동에 대한 정확한 기록을 유지함으로써 기업이 리스크를 완화하고 규정 준수 요건을 보다 효과적으로 해결할 수 있도록 지원합니다.
8. 더 나은 의사 결정
DMS는 또한 과거의 경향과 패턴에 대한 통찰력을 제공합니다. 과거의 성과에 대한 포괄적인 보고서를 통해 직원들은 본능이나 추측보다는 정확한 데이터를 기반으로 전략적인 결정을 내릴 수 있습니다.
그런 의미에서 문서 관리 시스템은 조직에 상당한 경쟁력을 제공합니다.
문서 관리 시스템 선택 방법
다음은 귀사에 적합한 문서 관리 시스템 솔루션을 찾을 수 있는 다섯 가지 팁입니다.
요구 사항 정리하기
문서 관리 시스템을 선택하는 첫 번째 단계는 DMS 도입 시 필요한 요구 사항을 정리하는 것입니다. 다음과 같은 질문을 고려해야 합니다.
어떤 종류의 문서를 관리해야 합니까?
이러한 문서를 추적하고 관리하기 위한 구체적인 요구 사항은 무엇입니까?
자동화하고자 하는 프로세스는 무엇입니까?
이러한 질문을 통해 기업에 적합한 문서 관리 시스템을 명확하게 파악할 수 있습니다.
문서 워크플로우 고려하기
문서 관리 시스템을 선택할 때 문서 워크플로우를 고려하는 것이 중요합니다. 문서를 조직 내에서 어떻게 이동합니까? 현재 시스템의 병목 현상은 무엇입니까?
문서 워크플로우를 이해하면 문서 관리 프로세스를 간소화하는 DMS를 선택할 수 있습니다. 이렇게 하면 문서 관련 업무 지연이 최소화됩니다.
보안 요구 사항 고려하기
문서 관리 시스템에는 상당한 양의 중요한 정보가 들어 있습니다. 따라서 문서 보안을 우선시하는 시스템을 선택하는 것이 중요합니다. 규제 요건 준수를 보장하는 DMS를 고려합니다.
DMS 평가 시 고려 사항:
데이터 암호화
사용자 권한
감사 증적
문서 만료
이렇게 모든 조건을 고려하면 사용자의 요구를 완벽하게 충족하는 기능을 갖춘 시스템을 얻을 수 있습니다.
예산 고려하기
문서 관리 시스템은 막대한 투자이므로 시스템을 선택할 때 예산을 고려하는 것이 중요합니다. 여러 공급업체로부터 견적을 받아야 합니다. 최종 결정을 내리기 전 각 시스템의 특징과 비용을 비교하세요.
팀 요구 사항 고려하기
문서 관리 시스템을 선택할 때 팀의 요구 사항을 고려하는 것이 중요합니다. 어떤 유형의 문서 관리 기능이 필요합니까? 어떤 유형의 사용자 인터페이스에 가장 익숙합니까?
이러한 세부 정보를 알면 모두에게 더 쉽고 효율적인 시스템을 선택하는 데 도움이 됩니다.
문서 관리 시스템을 최대한 활용해 보세요.
문서 관리 시스템은 기존의 문서 처리 방법보다 많은 이점을 제공합니다. 향상된 워크플로우에서 협업 강화에 이르기까지 문서 관리 시스템을 통해 비즈니스를 보다 효율적으로 운영할 수 있습니다.
신뢰할 수 있는 문서 관리 솔루션을 찾고 계시나요? 지금 바로 연락주세요.
DMS(문서 관리 시스템)란 무엇입니까? 장점과 단점.
기술의 발전은 전 세계적으로 긍정적이고 부정적인 여러 변화를 가져왔습니다. 또한 주로 기업 부문을 변화시켰습니다. 기업은 생각한 것을 믿는다 paperless offices using a document management system 곧, 높은 비용이 발생하기 때문입니다.
DMS는 무엇을 의미합니까?
DMS는 무엇을 의미합니까? DMS 의미는 문서 관리 시스템입니다. 어떤 사람들은 그것을 문서 관리 소프트웨어라고 부르기도 합니다.
DMS(문서 관리 시스템)란 무엇입니까?
문서 관리 시스템은 종이 문서의 사용을 줄이는 것과 함께 문서를 추적, 액세스, 관리 및 저장하는 데 사용되는 시스템입니다. 전자문서관리시스템입니다. 간단히 말해서 파일 관리 시스템이라고 할 수 있습니다.
생각해 볼 만한 몇 가지 질문은 다음과 같습니다.
– 오늘날에도 종이가 다른 모든 형태의 화폐를 지배하고 가장 사소한 거래에서도 정점 교환 매체로 사용되는 종이 없는 사무실로 갈 수 있습니까?
– 기술 시대에 사람들은 여전히 읽기를 좋아하고 손으로 쓴 콘텐츠를 가지고 있습니다. 종이에 대한 사전 선택이 DMS가 문서 관리의 모든 방식을 대신하도록 할 수 있습니까?
기술 자체가 헤게모니이며 삶을 더 쉽고 스트레스 없이 만듭니다. 그러나 실질적으로 전자 문서와 종이 문서 관리는 서로 연결되어 있습니다. 종이 문서는 전자 문서의 하드 카피인 반면, 전자 문서는 다른 쪽의 소프트 카피가 되어 우리에게 별 차이가 없습니다.
기술의 가장 가혹한 현실은 모든 작업자가 기술에 정통한 것도 아니고 기술 학자도 아니라는 것입니다. DMS의 이러한 단점은 사람들로 하여금 종이 문서 관리의 사용을 결코 그만둘 생각을 하지 않게 합니다. 그러나 이러한 유형의 문서 관리에는 상당한 비용이 듭니다. 기업은 종이 문서를 통해 DMS를 구현하는 데 더욱 적극적입니다.
통계는 말한다작업자가 인쇄하는 30부마다 39%가 쓰레기통으로 갑니다.
이러한 사실에 더하여 reduce.org 보고서에 따르면 종이 사용 비용은 종이 구입 가격보다 거의 13배에서 31배 더 비쌉니다.
문서 관리 시스템은 전 세계적으로 문서에 쉽게 접근할 수 있고 환경을 보호하며 무엇보다 종이 비용을 절감할 수 있다는 장점이 있습니다.
이에 대한 보다 명확한 이해를 위해 Document Management System의 장점, 장점, 단점을 확인해 보겠습니다.
문서 관리 시스템의 장점
의 인기가 높아짐에 따라 Document Management Software (DMS), 페이퍼리스 오피스의 목표가 점점 가까워지고 있습니다. DMS는 상점이 모든 디지털 및 종이 문서를 관리하고 추적하는 전자 파일 캐비닛과 같습니다.
DMS는 기업이 사무실의 모든 사람이 이러한 문서에 액세스할 수 있는 중앙 위치에서 모든 문서를 구성하는 데 도움이 됩니다. 오늘날 문서 관리자는 규모와 범위가 중소기업에서 대기업에 이르기까지 다양하며 이제 조직 내에서 흔히 볼 수 있는 구성 요소가 되었습니다.
문서 관리 시스템에는 두 가지 유형이 있습니다. Self-hosted DMS, 그리고 다른 하나는 Cloud-hosted DMS. 자체 호스팅에서는 모든 문서가 회사 서버에 저장되지만 클라우드 호스팅 시스템에서는 소프트웨어가 공급자에 의해 관리되고 온라인으로 액세스됩니다.
여기 몇 가지가 있습니다 benefits of Document Management System 페이퍼리스:
1. 더 나은 보안 및 제어
문서 관리 소프트웨어는 데이터가 도난당하거나 액세스되지 않도록 안전하게 보호합니다. DMS는 다음을 저장합니다. 암호화된 형태의 데이터, 액세스하려면 특별한 자격 증명이 필요합니다. 이러한 자격 증명이 없으면 이러한 데이터에 액세스할 수 없습니다.
2. 손쉬운 문서 검색
문서 관리 시스템으로 파일을 검색하는 것은 쉽습니다. 실제 파일을 백업한다는 것은 DMS를 사용하여 이러한 파일을 간단하고 저렴하게 복사할 수 있음을 의미합니다. 문서는 디지털 데이터 또는 파일 형태로 백업되어 언제 어디서나 필요할 때 액세스할 수 있습니다.
3. 백업 및 녹음이 용이
복사본 묶음에서 하나의 문서를 찾는 것은 불편한 작업일 것입니다.
DMS를 사용하면 문서의 키워드를 입력하는 것만으로도 작업자의 시간을 절약하고 백업을 쉽게 할 수 있습니다.
4. 어디서나 휴대가 간편함
휴대폰이나 태블릿과 같은 가장 작은 기술 단위로도 필요한 파일에 쉽게 액세스할 수 있는데 회의나 프레젠테이션을 위해 전체 파일을 가지고 다니는 이유는 무엇입니까?
5. 모든 활동에 대한 기록도 유지
DMS를 사용하면 파일에 액세스한 사람과 파일에 액세스한 위치에서 소프트웨어에서 발생한 모든 활동을 기록할 수 있습니다. 또한 종이 문서 관리의 경우 불가능했던 변경 사항을 쉽게 확인할 수 있습니다.
6. 쉽게 파괴되지 않는다
종이 문서는 예를 들어 자연 재해로 인해 쉽게 파괴될 수 있습니다. 우리는 자신도 모르게 서류를 찢는 경우가 많습니다. 문서가 DMS에 기록되면 보안이 유지되며 암호로만 액세스할 수 있습니다.
시스템에 있는 문서도 삭제할 수 있습니다. 하지만 일정한 절차가 있습니다. 그들은 자신도 모르게 거의 길을 잃을 것입니다. 또한 이러한 손실된 문서도 복구할 수 있습니다.
7. 고객 서비스 개선
문서가 디지털화되면 관리가 쉬워져 효율성이 향상되고 고객 서비스가 향상됩니다.
8. 쉬운 편집
업무와 관련된 종이 문서를 변경해야 하는 경우 처음부터 변경해야 합니다. 더 많은 시간을 소비할 뿐만 아니라 작업자에게도 스트레스가 됩니다.
DMS는 문서를 다시 작성할 필요가 없습니다. 변경 사항은 바로 수행할 수 있으며 자동으로 저장됩니다.
9. 영원한 문서
앞서 언급했듯이 종이 문서는 손상되어 쓸모가 없을 수 있습니다. 전자 문서는 수십 년 후에도 동일할 것입니다.
10. 비용 절감
DMS는 조직에 엄청난 비용 절감 기회를 제공할 수 있습니다. 물리적 문서의 보관 및 유지 관리 비용을 절감할 수 있습니다. DMS에는 스캔 및 파일링 기술 비용만 있습니다. 문서가 디지털화되면 디지털 저장 비용이 저렴합니다.
11. 시간 절약
문서 관리 시스템은 시간을 절약하고 생산성을 향상시킬 수 있습니다. 여러 직원이 동시에 동일한 문서에 액세스할 수 있습니다. 문서 이미징은 작업 흐름을 단순화할 수 있습니다. 또한 직원은 인터넷을 통해 직장이나 다른 장소에서 문서에 액세스할 수 있습니다.
12. 더 이상 이메일이 없습니다.
많은 DMS는 파일 공유 기능을 제공합니다. 이 기능을 사용하면 이메일을 통해 콘텐츠를 공유하거나 배포할 필요가 없습니다. 규제 대상 콘텐츠에 대한 더 나은 제어를 제공하고 보안 및 스토리지 부담을 없애줍니다.
13. 보다 일관된 콘텐츠 제공
DMS는 최신 템플릿, 더 나은 배포 기능 및 문서 개정 기능을 제공합니다. 이러한 모든 사항은 콘텐츠가 균일하게 게시되도록 합니다.
문서 관리 시스템은 다음과 같은 다양한 기능을 수행할 수 있습니다.
PDF, 워드 파일, 이메일, 스프레드시트와 같은 여러 문서 유형을 저장할 수 있습니다.
스마트폰을 통한 문서 액세스, 편집 및 공유 용이
누가 언제 문서를 보고 있는지 모니터링할 수 있습니다.
특정 기밀 문서에 대한 접근을 제한하는 다양한 기능 제공
삽입된 키워드의 도움으로 찾기 어려운 콘텐츠에 액세스할 수 있습니다.
문서의 모든 편집 내용 추적
오늘날 시장에서는 다양한 기능을 갖춘 많은 옵션을 사용할 수 있습니다. 그것은 복잡 할 수 있습니다 selection of the right Document Management System 조직을 위해. DMS를 선택할 때 조직이 염두에 두어야 할 유일한 것은 모든 비즈니스 요구를 충족하고 문서를 처리하는 전체 프로세스를 쉽게 만들어야 한다는 것입니다.
문서 관리 시스템의 단점
동전에는 양면이 있습니다. 그래서 DMS가 있습니까? 긍정적인 측면의 아름다움은 제쳐두고 몇 가지 단점에 대해 논의해 보겠습니다.
– ‘보안’은 종이 문서보다 DMS에 의존하는 작업자의 주요 관심사입니다.
– DMS에 액세스하면 작업자가 소송을 제기할 수 있습니다. 물론 불법 행위가 발생하면 추적되어 소송을 당할 것입니다.
– 또한 모든 정보는 전 세계적으로 액세스할 수 있으므로 보안을 보장하는 것도 매우 중요합니다.
– 더 높은 수준의 IT 참여가 필요하며 소규모 기업은 이에 대처하기 어려울 수 있습니다.
– 컴퓨터 해킹 및 컴퓨터와 관련된 바이러스는 페이퍼리스 사무실에 가장 큰 위협 중 하나가 될 수 있습니다. 따라서 문서 관리 시스템에는 전송 시스템을 보호하는 기능이 있어야 합니다.
문서 관리 시스템을 선택하는 방법?
종이 없는 사무실의 완벽한 DMS는 사용자를 용이하게 하는 DMS가 될 것이며 다음과 같은 요소가 필요합니다.
표준 구조
소프트웨어의 고급 및 간단한 구조의 조합은 사용자 친화적이고 고급이므로 선호하는 것이 가장 좋습니다.
스마트폰 및 태블릿에서 액세스
파일은 휴대폰이나 태블릿에서 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다.
보안
근로자는 문서 공유를 위해 수신자를 선택할 책임이 있습니다. 파일과 문서를 모두에게 공개하는 것은 보안 문제입니다.
쉬운 검색
가장 중요한 선호도입니다. 특정 문서를 찾는 동안 종이 문서는 많은 시간을 소비합니다. 따라서 DMS는 클릭 한 번으로 문서를 찾는 이점을 제공해야 합니다.
결론
문서 관리 시스템의 모든 이점 외에도 우리가 여전히 공식적인 업무의 종이 없는 시대에 완전히 노출되어 있지는 않지만 상당히 가깝다는 사실은 변하지 않습니다. 오늘날 대부분의 작업은 전자 문서를 통해 이루어집니다.
종이는 일부 작업을 더 잘 수행하기 때문에 기업 또는 작업 부문에서 완전히 폐지될 수 없다고 믿어집니다. 그러나 최소한 서류의 불필요한 사용에 대한 제한을 구현하여 서류보다 종이 없는 사무실에서 DMS의 사용을 장려함으로써 발생하는 비용을 줄일 수 있습니다. 비용을 절감할 뿐만 아니라 문서를 저장하는 방식도 변화시킬 것입니다.
그럼에도 불구하고 이러한 문서 관리 시스템을 구현하는 것은 변화의 아이디어로 나아가는 데 초점을 맞출 뿐만 아니라 삶을 단순화하고 불필요한 서류 작업에 대한 비용을 절감하고 모두에게 더 친근한 환경을 조성하는 데 중점을 두어야 합니다.
더 나은 워크 플로우를위한 10 가지 최고의 문서 관리 시스템
10 best document management systems
가장 자주 사용되는 문서 관리 시스템 :
지속적인 디지털화 프로세스를 통해 사람들은 종이 기반 작업을 줄이고 언제 어디서나 중요한 문서에 액세스 할 수 있기를 기대합니다.
문서 관리 시스템은이 작업을 훨씬 쉽게 수행 할 수있는 최상의 솔루션입니다. PDF Reader는 오프라인에서 PDF 파일에 액세스하고 저장하여 언제 어디서나보고 인쇄 및 게시 할 수있는 문서 관리 시스템의 가장 좋은 예입니다.
Document Management System은 Content Management System이라고도하며 ECM (Enterprise Content Management)의 구성 요소로 널리 간주됩니다. 기록 관리, 워크 플로, 디지털 자산 관리 등과 관련됩니다.
이 자습서에서는 여러 성공적인 조직에서 종이 기반 문서를 효율적으로 관리하는 데 사용하는 가장 널리 사용되는 문서 관리 시스템에 대해 자세히 살펴 봅니다.
학습 내용 :
문서 관리 란?
문서 관리는 조직에서 전자 문서를 관리하고 추적하는 데 사용하는 방식으로 정의 할 수 있습니다.
문서 관리를 더 잘 이해하기위한 지침 :
덮어 쓰기 충돌을 피하기 위해 문서를 동시에 개별적으로 편집합니다.
오류가 발생한 경우 문서의 마지막 정확한 버전으로 롤백합니다.
서로 다른 두 버전을 구별하기위한 버전 제어.
문서 재구성.
오늘날 문서 관리는 소규모 독립 실행 형 응용 프로그램에서 표준 문서 채우기 기능을 통합하는 대규모 전사적 구성에 이르기까지 사용할 수 있습니다.
이러한 기능은 다음과 같습니다.
보관 장소
보안 및 액세스 제어
감사 및 인덱싱
분류, 검색 및 검색
데스크톱 애플리케이션과 통합
문서 관리 시스템
문서 관리 시스템은 문서를 전자적으로 관리하고 액세스하는 것을 말합니다.
ECM (엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템)은 Microsoft Office Suite 및 CAD 등의 회계 소프트웨어를 사용하여 생성 된 디지털 문서를 관리하고 제어합니다.
전자 문서 관리 시스템은 효율적인 것으로 입증 된 아래의 구성 요소를 포함해야합니다.
수입: 시스템에서 새 문서를 엽니 다.
시스템에서 새 문서를 엽니 다. 저장: 시스템 파일을 유지하고 스토리지를 활용합니다.
시스템 파일을 유지하고 스토리지를 활용합니다. 정체: 색인을 지정하여 정확하게 문서를 검색합니다.
색인을 지정하여 정확하게 문서를 검색합니다. 수출: 시스템에서 항목을 제거합니다.
시스템에서 항목을 제거합니다. 보안: 권한이있는 사용자를 위해 특정 파일에 대한 암호 보호.
=> 문의하기 여기에 목록을 제안합니다.
가장 인기있는 문서 관리 시스템
종이 기반 문서를 줄이고 조직의 문서 기반 성능을 향상시키기 위해 널리 사용되는 몇 가지 인기있는 문서 관리 시스템을 살펴 보겠습니다.
pCloud HubSpot 알 프레스코 LogicalDOC 펑 사무소 Nuxeo KnowledgeTree 종자 DMS 케이스 박스 MasterControl 문서 M- 파일 Worldox Dokmee 단점
무료 문서 관리 시스템 견적 받기
# 1) pCloud
주요 특징들
pCloud 그룹 권한 또는 개별 액세스 수준을 설정할 수 있습니다.
그룹 권한 또는 개별 액세스 수준을 설정할 수 있습니다. 공유 폴더를 통해 데이터 액세스를 제어 할 수 있습니다.
파일 및 폴더에 댓글을 달 수 있습니다.
계정 활동에 대한 자세한 로그를 유지합니다.
이전 버전의 파일에 액세스 할 수 있습니다.
파일 관리, 공유, 보안, 파일 버전 관리, 파일 백업 및 디지털 자산 관리를위한 기능이 있습니다.
# 2) HubSpot
풍모:
HubSpot 판매 문서 관리 및 판매 추적 소프트웨어는 전체 팀을위한 판매 콘텐츠 라이브러리를 구축하는 데 유용합니다.
판매 문서 관리 및 판매 추적 소프트웨어는 전체 팀을위한 판매 콘텐츠 라이브러리를 구축하는 데 유용합니다. Gmail 또는 Outlook받은 편지함에서 문서를 공유 할 수 있습니다.
잠재 고객이 귀하가 보낸 콘텐츠에 참여하게 될 때 알려줍니다.
판매 콘텐츠가 판매 프로세스를 발전시키는 데 어떻게 도움이되는지, 팀에서 콘텐츠를 얼마나 자주 사용하는지에 대한 통찰력을 제공합니다.
HubSpot에는 이메일 추적, 이메일 예약, 판매 자동화, 라이브 채팅,보고 등과 같은 많은 기능을 갖춘 올인원 판매 소프트웨어가 있습니다.
# 3) 야외
주요 특징들:
문서 관리, 협업, 지식 및 웹 컨텐츠 관리, 기록 및 이미지 관리, 컨텐츠 저장소 및 워크 플로우를 제공하는 오픈 소스 ECM입니다.
Windows 및 Unix와 같은 운영 체제와의 문서 호환성을 가능하게하는 CIFS (Common Interface File System)를 지원합니다.
Alfresco는 API 지원과 함께 제공되며 콘텐츠를 저장하고 검색하는 백엔드 역할을합니다.
쉬운 사용자 정의 및 버전 제어는 Alfresco의 최고의 기능이지만 사용하기가 매우 복잡합니다.
공식 링크 : 알 프레스코
# 4) LogicalDOC
주요 특징들:
LogicalDOC는 오픈 소스 Java 기반 시스템이며 모든 웹 브라우저에서 액세스 할 수 있습니다.
이 시스템은 자신의 네트워크에서 액세스 할 수 있으며 원하는 수의 문서를 만들고 관리 할 수 있습니다.
문서 관리 시스템의 생산성과 공동 작업을 개선하는 데 도움이됩니다.
빠른 액세스 및 컨텐츠 검색이 용이합니다.
Hibernate, Lucene 및 Spring과 같은 Java 프레임 워크를 사용하여 매우 유연한 문서 관리 솔루션을 제공합니다.
타사 애플리케이션과 통합하기 위해 잘 정의 된 API 세트가 함께 제공됩니다.
공식 링크 : LogicalDOC
# 5) 펑 사무소
주요 특징들:
Feng Office는 웹 기반 협업 플랫폼이있는 오픈 소스 DMS입니다.
Feng Office의 좋은 기능에는 시간 추적, Gantt 차트, 작업 관리 및 지식 관리가 있습니다.
사용자 친화적이며 항목에 태그를 지정할 수 있습니다.
콘텐츠를 추적하고 동시에 여러 사용자에게 메일로 보낼 수도 있습니다.
유일한 단점은 업데이트 할 때마다 일부 기능을 유료로만 만든다는 것입니다.
공식 링크 : 펭 사무실
# 6) Nuxeo
주요 특징들:
Nuxeo는 비즈니스 사이클을 통해 콘텐츠 흐름을 관리하는 오픈 소스 시스템입니다.
입증 된 시스템은 콘텐츠 검색 및 검색에 필요한 시간을 줄여줍니다.
이미지 스캐닝을 포함하여 컨텐츠를 캡처하는 다양한 방법을 제공합니다.
감사 로깅은 콘텐츠를 추적하는 데 사용할 수있는 좋은 기능 중 하나이며 더 쉬운 방법이기도합니다.
풍부한 API 세트, 강력한 플랫폼, 손쉬운 사용자 지정 및 프로젝트 유지 관리를 제공합니다.
그러나 초보자에게는 매우 까다 롭고 일부 인스턴스 사용자 정의도 복잡해질 수 있습니다.
공식 링크 : Nuxeo
# 7) KnowledgeTree
주요 특징들:
콘텐츠를 추적, 공유 및 보호 할 수있는 오픈 소스 문서 관리 시스템입니다.
메타 데이터, 워크 플로, 버전 관리 문서 저장소 및 WebDAV 지원과 같은 기능을 보유합니다.
적시에 적절한 콘텐츠를 검색 할 수 있습니다.
퀵 플레이 기능을 통해 사용자는 콘텐츠의 흐름을 만들고 관리 할 수 있습니다.
공식 링크 : KnowledgeTree
# 8) 종자 DMS
주요 특징들:
Seed DMS는 사용자 친화적이며 오픈 소스 문서 관리 시스템입니다.
이 DMS는 특히 PHP, MySQL 및 sqlite3를 기반으로합니다.
문서 추적, 액세스, 저장 및 공유를 위해 완전히 개발 된 엔터프라이즈 용 플랫폼으로 제공됩니다.
LetoDMS의 다음 버전으로 간주 될 수 있으며 완벽하게 호환됩니다.
HTML 형식으로 사용 가능한 문서를 편집 할 수 있습니다.
온라인 프레젠테이션을 준비 할 수 있으며 실시간 협업이 가능합니다.
공식 링크 : 씨 DMS
# 9) 케이스 박스
주요 특징들:
Casebox는 콘텐츠, 프로젝트 및 인적 자원 관리를 확장 할 수있는 확장 가능한 도구입니다.
작업 관리, 모니터링, 전체 텍스트 검색, 데이터 레거시 등을 지원하도록 설계되었습니다.
또한 Casebox는 우수한 버전 제어 메커니즘과 함께 제공되며 레코드 관리를 지원하는 조건부 논리를 제공합니다.
Casebox를 사용하면 사용자 제어 기능을 사용하여 한 장소에 여러 파일을 저장하고 잠글 수 있습니다.
Casebox는 또한 암호화 된 서버에서 SSL 암호화를 통해 보안 호스팅을 제공합니다.
가상 사설망 (VPN)은 통신을 안전하게 유지할 수 있습니다.
공식 링크 : 케이스 박스
# 10) MasterControl 문서
주요 특징들:
MasterControl Inc.는 문서 및 콘텐츠 관리에 필요한 전체 비용과 시간을 줄여 제품을 더 빠르게 제공 할 수있는 상용 클라우드 기반입니다.
제품의 효율성을 높이고 회사 정보를 안전하게 관리합니다.
이 시스템은 문서 제어, 감사 관리, 품질 관리 및 기타 규제 프로세스와 같은 기능을 제공합니다.
이 외에도 규정 준수 관리, 공동 작업, 액세스 제어, 인쇄 관리, 버전 제어, 문서 전달 및 인덱싱, 공동 작업 및 전체 텍스트 검색과 같은이 도구에서 제공하는 몇 가지 다른 기능이 있습니다.
공식 링크 : 마스터 컨트롤
# 11) M- 파일
주요 특징들:
M-Files는 체크 아웃 기능으로 정보를 안전하게 관리 할 수 있도록 도와줍니다.
이 기능은 크고 작은 변경이있을 때마다 문서를 추적합니다.
유용하고 구현하기 쉬운 시스템이자 강력한 문서 관리 시스템입니다.
Windows 및 Mac에서도 사용할 수 있으며 Android 및 iOS 장치와도 호환됩니다.
M 파일은 다른 응용 프로그램과 쉽게 통합 할 수 있으며 중복을 방지 할 수 있습니다.
공식 링크 : M- 파일
# 12) Worldox
주요 특징들:
Worldox는 문서와 이메일을 관리하는 상업적이고 포괄적 인 시스템입니다.
Worldox는 필요할 때마다 데이터를 즉시 사용할 수 있도록하는 Archiving and Retention이라는 인덱싱 기능을 제공합니다.
SharePoint와 통합되고 Windows, Android, Mac, iOS 및 클라우드와 함께 배포 될 수 있습니다.
Worldox의 문서 관리 기능에는 규정 준수 관리, 액세스 제어, 문서 변환 및 인덱싱, 이메일 관리, 버전 제어 및 전체 텍스트 검색이 포함됩니다.
공식 링크 : Worldox
# 13) 독미
주요 특징들:
Dokmee는 문서의 효율성과 보안을 갖춘 클라우드 기반 상용 문서 관리 시스템입니다.
Dokmee는 웹 구성, 사용자 친화적 인 인터페이스, 캡처 및 편집 도구는 물론 여러 데스크톱을 제공합니다.
Dokmee는 핵심 인덱싱 및 검색 기능으로 뛰어난 자동화 기능을 지원합니다.
더 나은 지원을 위해 일련의 문서 이미징 및 추적 도구를 활성화합니다.
공식 링크 : Dokmee
# 14) 단점
주요 특징들:
중앙 집중식 제어 메커니즘을 지원하여 문서를 단일 위치에 저장합니다.
디지털 문서는 논리적 전문 지식으로 신속하게 구성 할 수 있으며 상업용 및 오픈 소스 버전으로 사용할 수 있습니다.
광학 문자 인식 (OCR) 기능을 사용하여 스캔 한 문서를 단어 검색 가능한 PDF로 변환 할 수 있습니다.
웹 기반 애자일 시스템은 파일을 클라우드에 저장하지만 데이터를 자동으로 백업하지 않으며 데이터를 복원 할 수 없습니다.
모든 운영 체제와 호환되므로 전체 텍스트 검색 및 버전 제어가 가능합니다.
공식 링크 : 단점
이 외에도 대부분의 문서 관리 시스템 상위 12 개를 제외하고는 위 목록에 추가 할 수있는 몇 가지가 더 있습니다. 아래 섹션에서 이에 대해 간략하게 소개했습니다.
#열 다섯) eFileCabinet : 이 상용 도구는 모든 Microsoft Office 응용 프로그램과 통합 될 수 있습니다. 여러 버전의 호스팅 및 서버 측 문서에서 사용할 수 있습니다.
고유 한 워크 플로 기능을 사용하면 작업을 효율적으로 예약 할 수 있습니다.
공식 링크 : eFileCabinet
# 16) ContractZen : 날짜 및 내용과 같은 모든 세부 사항으로 중요한 문서를 관리하는 데 도움이됩니다.
ContractZen에서 문서를 사용하여 내부 및 외부 감사를 준비 할 수 있습니다.
공식 링크 : ContractZen
# 17) MaxxVault : MaxxVault는 문서를 관리 할 수있는 엔터프라이즈 문서 관리 시스템 (EDMS), 엔터프라이즈 정보 관리 (EMI) 및 클라우드 문서 관리 솔루션을 제공합니다.
완전 자동화 지원으로 생산성 비용을 줄이는 데 도움이됩니다.
공식 링크 : MaxxVault
# 18) DocsVault : DocsVault 문서 관리 시스템은 문서를 관리하고 추적하는 데 가장 적합한 기능을 제공합니다.
여기에는 버전 제어, 문서 보안, 감사 추적 및 기록, 전자 문서 워크 플로, 문서 프로파일 링 및 태그 지정 등이 포함됩니다.
공식 링크 : DocsVault
# 19) eVault : eVault는 웹 기반 문서 관리 시스템입니다. 컴플라이언스 관리, 다단계 계층 관리 등을 제공합니다.
다른 문서 관리 시스템과 마찬가지로 eVault는 액세스 제어, 문서 인덱싱, 버전 제어 등도 제공합니다.
공식 링크 : eVault
#이십) 촉매 : Catalyst는 XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track 및 OnRamp를 기반으로하는 Catalyst Insights와 같은 여러 상용 제품을 개발했습니다.
다국어 지원 서비스로 개발되었습니다.
공식 링크 : 촉매
# 21) D 루팔 : Drupal은 콘텐츠 저작, 성능 및 보안과 같은 기능으로 잘 알려진 오픈 소스 콘텐츠 관리 시스템입니다.
모듈성은 Drupal의 핵심 원칙입니다. 이 시스템은 유연하고 확장 가능하며 사용하기 쉽습니다. Drupal로 자신 만의 통합 디지털 프레임 워크를 만들 수 있습니다.
공식 링크 : 박사 되다
# 22) 가상 사무실 : Virtual Office에는 텍스트, 작성자, 속성 등을 검색하는 검색 기능이 있습니다.
또한 안전한 저장소로 우수한 파일 관리를 제공합니다. 비즈니스 컨텍스트와 일치하고 적시에 신속하게 정보를 찾습니다.
추가 읽기 = >> Windows 10 용 상위 폴더 잠금 소프트웨어
공식 링크 : 가상 사무실
# 2. 3) 비트 팜 아카이브 : bitfarm-Archiv는 감사 방지 보관을위한 오픈 소스 문서 관리 시스템 및 엔터프라이즈 콘텐츠 관리입니다.
중요한 기능으로는 여러 문서 소스의 자동 보관, 전체 텍스트 검색, 유연한 구성 등이 있습니다.
공식 링크 : 비트 팜 아카이브
그게 다야 !! 우리는 가장 널리 사용되는 문서 관리 시스템으로 끝났습니다.
요구 사항에 따라 하나 이상을 선택하고 조직에 가장 적합한 것을 확인할 수 있습니다. 이 소프트웨어를 사용하면 전반적인 생산성이 향상되고 작업도 훨씬 쉽고 유연 해집니다.
결론
문서 관리는 문서 및 콘텐츠 관리에 소요되는 노력과 시간의 비율을 줄여줍니다.
서류 작업 및 기록 추적은 그것을 처리하는 사람에게는 지루한 작업이지만 위에서 언급 한 소프트웨어는 더 짧은 시간 내에 유연하게 만드는 데 많은 도움이됩니다.
문서 관리 시스템은 문서를 캡처하고 전자 문서로 구성하여 필요에 따라 언제든지 쉽게 액세스, 관리 및 추적 할 수 있습니다. 캡처 및 인덱싱은 여러 개의 큰 문서를 한 번에 결합하는 데 사용되는 DMS의 뛰어난 기능입니다.
위의 목록에서 하나를 선택했으면 좋겠습니다 !!!
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